Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA)

• Responsable: el negocio. Decide qué datos carga, para qué y con qué base legal.
• Encargado: trata los datos solo por cuenta y según las instrucciones del Responsable, que son las que se dan al usar y configurar el servicio.
• Subencargados: los proveedores del anexo de la sección 5.

• Categorías: identificación (nombre, correo, teléfono, Instagram); comerciales (ventas, cuotas, avisos de cobranza, solicitudes de venta, comisiones); laborales (tareas, KPIs, puntaje del closer); de gestión CRM (leads, conversaciones, resultados de llamadas, objeciones, acuerdos, origen del lead, factores de calificación); y de las integraciones que conecta el Responsable: transcripciones y participantes de llamadas grabadas (Fathom) y citas de su calendario con las respuestas del formulario de reserva. Si usa la agenda propia: las reservas (datos de contacto, respuestas, zona horaria, campaña del enlace y constancia de la aceptación), la conexión con Google Calendar de quien atiende y las imágenes de la página pública (logo y fotos). Las capturas de chats y el audio del Mentor IA se procesan sin guardarse.
• Titulares: el equipo del Responsable, sus clientes, sus prospectos (leads) y las personas que agendan en su página de agenda.
• Duración: mientras el servicio esté vigente, con los plazos de borrado de la sección 8 y de la Política de Privacidad.

• Tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable; no usarlos para fines propios, no venderlos ni cederlos, salvo a los subencargados autorizados.
• Guardar secreto y exigirlo a quien acceda: separación de cada negocio en la base de datos (Row-Level Security), que también aplica a las cuentas del Encargado.
• Acceso del Encargado: su panel muestra solo el uso del servicio (personas con acceso y su última actividad, plan, créditos de IA, integraciones y errores), nunca la información comercial del Responsable. Solo accede a ese contenido: (a) a pedido del Responsable, para soporte; (b) para investigar un incidente de seguridad o un uso indebido; (c) por obligación legal o requerimiento de autoridad; o (d) para restaurar un respaldo que el Responsable pida. Ese panel exige verificación en dos pasos y sus acciones quedan registradas.
• Aplicar medidas de seguridad apropiadas: cifrado en reposo y en tránsito, respaldos cifrados, verificación en dos pasos, cierre de sesiones sin uso y registros de auditoría.
• Avisar al Responsable de cualquier brecha de seguridad sin demora y en máximo 72 horas desde que la detecta, y llevar un registro de brechas.
• Ayudar al Responsable a responder los derechos de los titulares y, si lo pide, a hacer su evaluación de impacto. Si un titular le escribe directamente, le pasa la solicitud al Responsable.
• Borrar los datos al terminar el servicio (sección 8), salvo obligación legal de conservarlos.
• Permitir auditorías razonables del Responsable sobre este acuerdo, con 15 días de aviso.

• Tener base legal para cada tratamiento e informar a sus clientes, prospectos y equipo cómo se tratan sus datos, incluido el uso de proveedores en el extranjero y de IA.
• Pedir el consentimiento de cada participante antes de grabar una llamada. En Configuración → Integraciones están los textos listos (casilla del formulario de reserva y aviso al inicio). En la agenda propia, cada tipo de llamada tiene la opción "Pedir permiso para grabar la llamada", que agrega esa casilla obligatoria al formulario.
• Si usa el puntaje del closer para evaluar o pagar a su equipo, informarlo por escrito (cláusula sugerida en Control de la IA). Puede apagarlo.
• No cargar datos sensibles (salud, creencias, situación económica, etc.) sin consentimiento expreso del titular, ni datos de menores de 14 años sin autorización de sus padres o tutores.
• Cobrar dentro de la ley: los avisos de cuota atrasada del sistema respetan el límite de la Ley 19.496, art. 37, y el Responsable responde por la legitimidad de lo que cobra.
• Si usa la agenda propia: responder a quienes agendan, usar solo un logo que pueda usar y fotos de su equipo con su autorización, y no usar la página para captar datos sin informar para qué.
• Mantener los datos mínimos y al día, y dar acceso solo a quien lo necesita.

• Supabase Inc. (EE.UU.): base de datos, autenticación, almacenamiento cifrado de respaldos y las imágenes de la agenda (logo y fotos).
• Vercel Inc. (EE.UU.): hosting de la aplicación.
• Resend (EE.UU.): respaldo para los correos del sistema que no son de un negocio (por ejemplo, recuperar la contraseña, confirmar la eliminación de una cuenta o avisar cambios de estas políticas), solo si el correo principal del Encargado no está configurado. Los correos de un negocio salen únicamente por su propio correo.
• Google LLC (Apps Script y Gmail) (EE.UU.): envío de correos desde la cuenta del propio negocio, si lo configura, y de los correos del sistema del Encargado.
• Google LLC (Drive) (EE.UU.): segundo destino de los respaldos, que se suben ya cifrados con AES-256-GCM.
• Google LLC (Gemini API) (EE.UU.): funciones de IA: fichas de leads, análisis y clasificación de llamadas, resúmenes de informes y el Mentor IA (audio sin almacenamiento). Mientras corran en el nivel gratuito, Google puede usar el contenido para mejorar sus productos.
• Cloudflare, Inc. (EE.UU.): protección anti-bots (Turnstile) en el inicio de sesión y en la página pública de la agenda.
• HaveIBeenPwned (Reino Unido): revisión anónima de contraseñas filtradas.

Antes de sumar un subencargado nuevo, el Encargado avisa con 30 días de anticipación. El Responsable puede oponerse con fundamento y, si no hay solución, terminar el servicio sin multa. Fathom, Google Calendar y la herramienta de agendamiento que use el Responsable (por ejemplo, Calendly) no son subencargados del Encargado: los contrata y responde por ellos el Responsable, que entrega sus credenciales; el Encargado las guarda cifradas (AES-256-GCM). Lo mismo vale para el Google Calendar que conecta cada persona que atiende en la agenda propia: es su propia cuenta de Google, con permisos acotados; la agenda del Responsable solo la usa si esa persona lo autoriza en ese negocio, y puede desconectarla cuando quiera.

• Ficha de cada lead: descargar todos sus datos en JSON (acceso y portabilidad), bloquearlo mientras se resuelve una solicitud y eliminarlo con sus grabaciones, análisis y citas.
• Edición de cualquier dato desde el panel (rectificación).
• Control de la IA: apagar el piloto automático y el puntaje del closer; la IA nunca descarta un lead sola (revisión humana de decisiones automatizadas).
• Mis datos de cada cuenta: descarga en JSON, eliminación de la cuenta y retiro de la autorización del Mentor IA.
• Borrado automático de leads descartados a los 7 días y del contenido de las grabaciones descartadas a los 7 días.
• Registro de aceptaciones de las políticas, que se conserva sin datos directos aunque se borre la cuenta.
• Agenda: quien agenda puede cambiar la hora o cancelar con su enlace personal; al borrar el lead se borran los datos de su reserva; el Responsable puede cancelar desde Reuniones y descargar la reserva junto con los datos del lead.

• 2.4.0 — 10 de octubre de 2026: se agregan los datos de la Agenda propia (reservas, conexión con Google Calendar de quien atiende e imágenes) y las personas que agendan como titulares. Supabase y Cloudflare amplían su finalidad a la agenda; no hay subencargados nuevos. Se precisa para qué se usan Resend (solo respaldo de los correos del sistema) y Apps Script. Nuevas obligaciones y herramientas del Responsable para la agenda.
• 2.3.0 — 2 de octubre de 2026: se identifica al Encargado (persona natural, con RUT). Anexo de subencargados con su finalidad, autorizados de forma expresa y específica, con aviso de 30 días y derecho a oponerse. Borrado automático de los datos 30 días después de terminar. Nuevas obligaciones del Responsable: pedir consentimiento para grabar, avisar al equipo si usa el puntaje del closer y cobrar dentro del límite legal. Nuevas herramientas: control de la IA y descarga y bloqueo de los datos de un lead.
• 2 de octubre de 2026 (aclaración de la versión 2.2.0): se describe lo que la IA hace sin intervención humana y se le prohíbe anotar datos de salud o de vida íntima. Al borrar un lead se borra también el contenido de sus grabaciones y de sus citas de calendario.
• 25 de septiembre de 2026 (aclaración de la versión 2.2.0): se detalla qué ve el Encargado (solo el uso del servicio, nunca la información comercial del Responsable) y en qué casos puede acceder al contenido; su panel exige verificación en dos pasos; los respaldos de un negocio eliminado se borran 7 días después; nuevo correo de contacto.
• 2.2.0 — 17 de septiembre de 2026: se incluyen en los datos tratados las integraciones que conecta el Responsable (Fathom y calendario) y se aclara que no son subencargados del Encargado. Gemini API incluye capturas de chats, resúmenes de informes y audio en tiempo real del Mentor IA, sin almacenamiento.
• 2.1.1 — 26 de agosto de 2026: se actualiza el subencargado Google Gemini API (análisis de llamadas de Fathom y Mentor IA) y la condición del nivel gratuito.
• 2.1.0 — 4 de agosto de 2026: módulo CRM en las categorías de datos. Alta de Google Drive (respaldos cifrados) y Google Gemini (opcional) como subencargados.
• 2.0.0 — 28 de mayo de 2026: versión inicial del DPA.