Política de Privacidad

• Responsable de los datos de tu cuenta de usuario, de los registros de seguridad, de las aceptaciones y autorizaciones, del Mentor IA y del formulario público de planes.
• Encargado de los datos que cada negocio carga o conecta (leads, clientes, ventas, cuotas, grabaciones, análisis, reservas de su agenda y equipo). Cada negocio es el responsable: decide para qué los usa y debe tener una base legal. Nosotros los tratamos solo por su cuenta, según el Acuerdo de Procesamiento de Datos.

Si eres lead o cliente de un negocio que usa el sistema, escríbele a ese negocio para ejercer tus derechos; si nos escribes a nosotros, le pasamos tu solicitud. No hay un delegado de protección de datos designado: las consultas las atiende el titular en richarddavid5214@gmail.com.

De lo que carga cada negocio:

• Equipo y gestión: tareas, KPIs, comisiones y reuniones.
• CRM: nombre, Instagram, teléfono, correo, conversación, resultados de llamadas, objeciones, acuerdos, notas, origen del lead, factores de calificación (presupuesto, urgencia, fit, decisión, interacción) y etapa.
• Ventas y cuotas: cliente, servicio, montos y fechas de pago, y el registro de avisos de cuota atrasada (el deudor se identifica con un código, no con su correo).
• Llamadas grabadas, si el negocio conecta su Fathom: título, participantes (nombre y correo), transcripción y el análisis de IA (puntaje del closer y del lead, objeciones, acuerdos, resumen). No guardamos el video.
• Citas, si el negocio conecta su Google Calendar: de las citas que coinciden con sus palabras clave, nombre, correo y teléfono del invitado, fecha y respuestas del formulario de reserva. Al conectar se registran también el identificador, la fecha y el título de las citas que ya existían, solo para no importarlas.
• Capturas de chats: se envían a Google Gemini para leer el texto y se descartan.
• Agenda propia, si el negocio la usa: de quien agenda en su página, nombre, correo, WhatsApp, respuestas del formulario, zona horaria, la campaña del enlace (etiquetas utm), la fecha y versión de su aceptación, su IP en hash (para frenar abusos) y su enlace personal para cambiar o cancelar (en nuestra base de datos se guarda solo su hash; el enlace va en el correo de confirmación y en la invitación de Google). Si el negocio tiene su correo conectado, quien agenda recibe además recordatorios de su llamada 24 horas y 1 hora antes. De quien atiende las llamadas, la conexión con su Google Calendar (sección 13) y su foto; y el logo del negocio. La foto y el logo se muestran en la página pública de la agenda.
• Confirmación por WhatsApp: el equipo del negocio puede abrir WhatsApp con un mensaje ya escrito para confirmar una llamada. Se guardan solo el texto de ese mensaje (por negocio) y el nombre con que firma cada persona; el sistema no envía ni guarda los mensajes de WhatsApp.
• Contexto del negocio (Cerebro IA) y palabras clave de anuncios.

De dónde vienen: de ti; del negocio que te invita, si eres parte de un equipo; de lo que cada negocio carga o importa desde sus integraciones; de las personas que agendan en la página de agenda de un negocio (ahí entregan sus datos directamente, pero el responsable sigue siendo ese negocio); y del formulario público. No tratamos tarjetas ni credenciales bancarias.

• Prestar el servicio y administrar tu cuenta: ejecución del contrato.
• Tratar los datos de cada negocio (CRM, ventas, llamadas, citas): por instrucción del negocio responsable, que pone la base legal (consentimiento, contrato o interés legítimo).
• Reservas de la agenda: por instrucción del negocio responsable. Quien agenda acepta en la misma página que el negocio use sus datos para coordinar la llamada. La IP en hash y el código del enlace se usan por seguridad (interés legítimo).
• Recordatorios y avisos de cobranza de cuotas: contrato entre el negocio y su cliente. Los avisos de atraso respetan el límite de la Ley 19.496, art. 37.
• Informes y métricas para el negocio: ejecución del contrato.
• Seguridad, auditoría y prevención de fraude: interés legítimo y obligaciones legales.
• Puntaje del closer con IA: interés legítimo del negocio empleador, con aviso previo al trabajador. Cada negocio puede apagarlo.
• Mentor IA: tu consentimiento, que puedes retirar en Mis datos.
• Responder el formulario de planes: tu consentimiento (casilla del formulario).
• Avisarte cambios de estas políticas: ejecución del contrato.

No vendemos datos y no los usamos para entrenar modelos de IA propios.

Qué hace la IA sin intervención humana: después de analizar una llamada grabada puede cambiar la etapa del lead y su próxima fecha de contacto (piloto automático), registrar el resultado de la cita y descartar grabaciones que no son de venta. También puntúa de 0 a 100 cómo condujo la llamada el closer. La IA nunca descarta un lead: deja la sugerencia para que una persona decida. Cada negocio puede apagar el piloto automático y el puntaje del closer. Todo queda en el historial y se puede revertir; si una decisión automática te afecta, puedes pedir que una persona la revise (sección 10). La ficha que la IA arma desde un chat es una propuesta: se guarda cuando alguien del equipo la revisa.

• Supabase Inc. (EE.UU.): base de datos, autenticación, almacenamiento cifrado de respaldos y las imágenes de la agenda (logo y fotos).
• Vercel Inc. (EE.UU.): hosting de la aplicación.
• Resend (EE.UU.): respaldo para los correos del sistema que no son de un negocio (por ejemplo, recuperar la contraseña), si nuestro correo principal no está configurado.
• Google (EE.UU.): Apps Script y Gmail para enviar correos desde la cuenta de cada negocio; Drive como segundo destino de los respaldos, que se suben ya cifrados; y la API de Gemini para las funciones de IA (sección 4). No incluyas datos sensibles en lo que le pidas analizar.
• Cloudflare (EE.UU.): protección anti-bots (Turnstile) en el inicio de sesión y en la página pública de la agenda.
• HaveIBeenPwned (Reino Unido): revisión anónima de contraseñas filtradas (solo un prefijo del hash, nunca la contraseña).

Fathom, Google Calendar (el calendario que sincroniza cada negocio por iCal y la cuenta propia que conecta cada persona que atiende en la agenda, sección 13) y la herramienta de agendamiento que use cada negocio (por ejemplo, Calendly) los contrata o conecta ese negocio o esa persona: no son subencargados nuestros. Casi todos los proveedores procesan en EE.UU. Chile todavía no tiene países declarados adecuados, así que transferimos con las garantías contractuales de cada proveedor, como las cláusulas tipo del acuerdo de datos de Supabase.

• Cifrado en reposo (Supabase) y en tránsito (TLS 1.3+).
• Separación de cada negocio en la base de datos (Row-Level Security y triggers de aislamiento).
• Qué ve el equipo de TraceFlow: el panel del super-admin muestra solo cómo se usa el servicio (personas con acceso y su última actividad, plan, créditos de IA, integraciones y errores), nunca la información comercial de tu negocio. Solo accedemos a ese contenido si nos lo pides para soporte, para investigar un incidente, por obligación legal o para restaurar un respaldo que solicites; ese acceso queda registrado.
• Verificación en dos pasos opcional para todas las cuentas y obligatoria para entrar al panel del super-admin. Las sesiones sin uso se cierran a los 30 días.
• Respaldos cada 2 días, cifrados con AES-256-GCM en dos destinos (Supabase Storage y Google Drive). La clave no se comparte con ningún proveedor. Los respaldos no incluyen las grabaciones ni sus análisis.
• Contraseñas con hash (Supabase Auth) y revisión contra filtraciones conocidas; límite de intentos de inicio de sesión.
• Registro de eventos de seguridad, de acciones administrativas y de operaciones del super-admin.
• HSTS, X-Frame-Options DENY, CSP y X-Content-Type-Options nosniff.
• Agenda: del enlace personal de cada reserva, en nuestra base de datos guardamos solo su hash (el enlace viaja en el correo de confirmación y en la invitación de Google); el permiso de Google se guarda cifrado; las imágenes se redibujan en el servidor (sin metadatos ni contenido oculto); la página pública tiene verificación anti-bots y límites de reservas.

• Datos de un negocio: mientras el servicio esté vigente. Al terminar, el negocio tiene 30 días para pedir una copia y después se borran automáticamente.
• Tu cuenta: si pides eliminarla, se borra 30 días después de que confirmes.
• Leads descartados: se borran a los 7 días, con sus citas, su historial y el contenido de sus grabaciones y citas de calendario. Al borrar un lead pasa lo mismo. Las ventas se conservan, sin el vínculo al lead, por obligación tributaria.
• Grabaciones que no son de venta (descartadas): a los 7 días se borran la transcripción, los invitados y el análisis; queda solo la fecha y el motivo.
• Capturas de chats y audio del Mentor IA: no se guardan.
• Reservas de la agenda: mientras el servicio esté vigente. Al borrar el lead se borran el nombre, correo, WhatsApp y respuestas de su reserva (queda solo la fecha y la versión de su aceptación) y su enlace deja de funcionar. El enlace vence 30 días después de la llamada.
• Fotos y logo de la agenda: hasta que se cambian o quitan; si se elimina a la persona o el negocio, se borran a más tardar al día siguiente.
• Conexión con Google Calendar: hasta que la persona la desconecta o se elimina su cuenta; en ambos casos se revoca el permiso en Google.
• Formulario de planes: 6 meses, si no termina en un contrato.
• Avisos de cobranza: 2 años.
• Prueba de tus aceptaciones y autorizaciones: se conserva aunque borres tu cuenta, sin tu correo (con un código derivado de él), hasta 5 años.
• Respaldos cifrados: 8 semanas (en Google Drive, más 30 días de papelera). Los de un negocio eliminado se borran 7 días después.
• Registros: eventos de seguridad 180 días; auditoría del super-admin 365 días; intentos de inicio de sesión 90 días; enlaces para cambiar la contraseña 7 días tras vencer.

Sin pedírnoslo: en Mis datos puedes descargar tus datos, eliminar tu cuenta y retirar la autorización del Mentor IA; en Mi cuenta → Seguridad, activar la verificación en dos pasos. Cada negocio puede descargar, bloquear o borrar los datos de un lead desde su ficha.

Cómo pedirlo: escribe a richarddavid5214@gmail.com indicando qué derecho quieres ejercer. Hasta el 30 de noviembre de 2026 respondemos en máximo 2 días hábiles (Ley 19.628); desde el 1 de diciembre de 2026, en máximo 30 días corridos, prorrogables una vez (Ley 21.719). Si crees que no respetamos tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

• consulta solo si los calendarios elegidos están libres u ocupados, para no ofrecer horas ocupadas; nunca lee títulos, descripciones ni invitados de tus otros eventos;
• lee la lista de tus calendarios, solo para que elijas cuáles revisar y dónde guardar las llamadas;
• crea, mueve y borra únicamente los eventos de las llamadas reservadas en la agenda, con su enlace de Google Meet e invitación a la persona que reservó;
• guarda el correo de la cuenta conectada y el permiso, cifrado con AES-256-GCM.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google se ajustan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. No usamos esos datos para publicidad, no los vendemos, no los usamos para entrenar modelos de IA y nadie los lee, salvo con tu permiso, por seguridad o por obligación legal. Puedes desconectar Google cuando quieras en Disponibilidad, en Mi agenda o en Mi cuenta → Mis datos, o quitar el permiso desde tu cuenta de Google.

• 2.5.0 — 13 de octubre de 2026: el servicio pasa a llamarse TraceFlow y su sitio oficial es traceflow.cl (antes Task Tracker); el titular y las condiciones no cambian. Se agregan los recordatorios por correo a quien agenda (24 horas y 1 hora antes, solo si el negocio conectó su correo) y la confirmación por WhatsApp (se guardan el texto del mensaje del negocio y el nombre con que firma cada persona; los mensajes no pasan por el sistema). Si el plan de un negocio está en pausa, sus datos quedan guardados pero no se pueden usar hasta que lo renueve, y el análisis con IA de sus llamadas queda en espera.
• 2.4.0 — 10 de octubre de 2026: nueva Agenda propia. Se declaran los datos de quien agenda (contacto, respuestas, zona horaria, campaña, aceptación e IP en hash) y de quien atiende (su conexión con Google Calendar y su foto), el logo del negocio y sus plazos de borrado. Nueva sección sobre los datos de Google Calendar con el compromiso de Uso Limitado de Google: la agenda de un negocio solo usa el calendario de una persona si ella lo autoriza en ese negocio. Una cookie de 10 minutos al conectar Google. Sin proveedores nuevos; se precisa que Resend solo respalda los correos del sistema.
• 2.3.0 — 2 de octubre de 2026: se identifica al titular (persona natural, con RUT) y se ordenan las finalidades con su base legal y la fuente de los datos. Nuevos plazos: grabaciones descartadas a los 7 días, sesiones sin uso a los 30 días, negocio terminado a los 30 días. Nuevos derechos y herramientas: bloqueo y descarga de los datos de un lead, verificación en dos pasos, retiro de la autorización del Mentor IA y prueba de aceptación que se conserva sin tu correo. Edad mínima de 18 años. Aviso de brechas a la Agencia y a las personas afectadas.
• 2 de octubre de 2026 (aclaración de la versión 2.2.0): se describe lo que la IA hace sin intervención humana (antes se decía, sin ser exacto, que todo pasaba por revisión humana) y se prohíbe que anote datos de salud o de vida íntima. Al borrar un lead se borra también el contenido de sus grabaciones y de sus citas de calendario. Las solicitudes del formulario de planes se borran a los 6 meses y piden aceptar esta política. Se agregan el registro de avisos de cobranza y los plazos legales de respuesta.
• 25 de septiembre de 2026 (aclaración de la versión 2.2.0): se explica qué ve el equipo de TraceFlow (solo el uso del servicio, nunca la información comercial de tu negocio) y en qué casos puede acceder al contenido; el acceso de administración exige verificación en dos pasos; los backups de un negocio eliminado se borran 7 días después; nuevo correo de contacto.
• 2.2.0 — 17 de septiembre de 2026: se declaran los datos de las integraciones que conecta el negocio (transcripciones y participantes de llamadas de Fathom; citas de Google Calendar con las respuestas del formulario de agendamiento), las capturas de chats (procesadas por IA y descartadas), el audio en tiempo real del Mentor IA (sin almacenamiento), el contexto de negocio de Cerebro IA y el formulario público de planes. Se agregan el cifrado de credenciales de integraciones, la eliminación de leads descartados a los 7 días, el flujo real de eliminación de cuenta y la descarga de datos desde Mis datos.
• 2.1.1 — 26 de agosto de 2026: se aclara que, mientras las funciones de IA corran en el nivel gratuito de Google, el proveedor puede usar el contenido para mejorar sus productos y puede haber revisión humana de su parte.
• 2.1.0 — 4 de agosto de 2026: incorporación del módulo CRM y uso opcional de IA (Google Gemini). Google Drive como segundo destino de backups cifrados. Backups cada 2 días. Origen del lead (Ads pagados u orgánico) para reportes internos del negocio.
• 2.0.0 — 28 de mayo de 2026: versión inicial alineada a Ley 21.719.