Versión 2.5.0-2026-10-13. Última actualización: 10 de octubre de 2026.
Regulación aplicable: Ley 19.496 del consumidor, Ley 19.628 (vigente) y Ley 21.719 (vigencia plena desde el 1 de diciembre de 2026), Chile.
1. Quién presta el servicio
El servicio TraceFlow (sitio traceflow.cl; antes se llamaba Task Tracker) lo presta Richard David Olguín Concha, persona natural, RUT 21.474.371-K (en adelante, "el Proveedor"). Contacto: richarddavid5214@gmail.com. Si firmaste un contrato de membresía, ese contrato prevalece en todo lo que regule distinto que estos términos.
2. Aceptación
Al usar la plataforma aceptas estos términos. Si administras un negocio, aceptas además el Acuerdo de Procesamiento de Datos. La Política de Privacidad y la de Cookies te informan cómo tratamos los datos. Guardamos tu aceptación con fecha, versión, IP en hash y navegador. Si no estás de acuerdo, no uses el servicio.
3. Quién puede usarlo y uso permitido
Para usar el servicio debes tener 18 años o más y capacidad para contratar. El servicio es para negocios y se entrega a clientes invitados; no hay registro público. Sirve para gestionar ventas, leads, llamadas de venta, equipo y métricas. Te comprometes a NO:
Cargar contenido ilegal, difamatorio o que vulnere derechos de terceros.
Intentar acceder a datos de otros negocios u otros usuarios.
Abusar del envío automático de correos (spam, phishing) o usar la agenda para captar datos de personas sin informarles para qué.
Revender o sublicenciar el acceso sin autorización escrita del Proveedor.
Hacer ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente.
Cargar datos de menores de 14 años sin autorización de sus padres o tutores.
4. Cuenta y seguridad
Eres responsable de mantener tu contraseña segura y de avisarnos de inmediato si detectas un acceso no autorizado. Puedes activar la verificación en dos pasos en Mi cuenta → Seguridad (la recomendamos a quien administra un negocio). Las sesiones sin uso se cierran a los 30 días. Además aplicamos límite de intentos, revisión de contraseñas filtradas y registro de auditoría.
5. Disponibilidad y soporte
El servicio se entrega "tal cual", sin garantía explícita de disponibilidad. Hacemos un esfuerzo razonable para mantenerlo disponible y anunciamos las mantenciones cuando es posible. El soporte es por el canal acordado con el Proveedor.
6. Tus datos y quién responde por ellos
Los datos que carga tu negocio (leads, clientes, ventas, grabaciones, equipo) son de tu negocio. Ante la Ley 21.719, tu negocio es el responsable de esos datos y el Proveedor es el encargado que los procesa por su cuenta. Los datos de tu propia cuenta de usuario los trata el Proveedor como responsable. Detalle en el Acuerdo de Procesamiento de Datos.
7. Uso responsable del CRM, la IA y las integraciones
Necesitas una base legal para guardar y contactar a cada lead (consentimiento, contrato o interés legítimo), y que las personas sepan para qué usas sus datos.
IA (Google Gemini): se activa por instrucción del admin. Tras analizar una llamada puede cambiar sola la etapa del lead, registrar el resultado de la cita, descartar grabaciones que no son de venta y puntuar al closer; todo queda en el historial y se puede revertir. Puedes apagar el piloto automático y el puntaje del closer en Configuración → Integraciones → Control de la IA. La IA nunca descarta un lead sola y no anota datos de salud ni de vida íntima. El Proveedor no usa esos datos para entrenar modelos propios. Mientras estas funciones corran en el nivel gratuito de Google, Google puede usar el contenido para mejorar sus productos y su personal puede revisarlo.
Grabación de llamadas (Fathom): tú grabas, así que debes avisar a cada participante y pedir su consentimiento antes de grabar. Grabar sin consentimiento puede ser delito (Código Penal, art. 161-A) y lo es en varios estados de EE.UU. En Configuración → Integraciones te dejamos los textos listos: casilla para tu formulario de reserva y aviso al empezar la llamada. En la Agenda propia, cada tipo de llamada tiene la opción "Pedir permiso para grabar la llamada", que agrega esa casilla obligatoria al formulario.
Puntaje del closer: si lo usas para evaluar o pagar a tu equipo, infórmalo por escrito en el contrato o el reglamento interno (te dejamos una cláusula sugerida).
Calendario (sincronización iCal): conecta uno exclusivo para llamadas de venta, para no importar citas personales. La dirección iCal se guarda cifrada.
Agenda propia (plan Growth): tu negocio es responsable de los datos de quienes agendan y de responderles; la página les pide aceptar el uso de sus datos para coordinar la llamada. Cada persona que atiende conecta su propio Google Calendar con permisos acotados (su lista de calendarios, para elegir cuáles revisar; si está libre u ocupado, y solo los eventos de las llamadas reservadas en la agenda). La agenda de un negocio solo lo usa si esa persona lo autoriza en ese negocio, y puede desconectarlo cuando quiera. Sube solo un logo que puedas usar y fotos de tu equipo con su autorización: se muestran en tu página pública. Si tu plan deja de incluir la agenda, tu página pública deja de recibir reservas; las reservas ya hechas se conservan.
Mentor IA: requiere tu consentimiento y el permiso de micrófono. El audio se procesa en tiempo real, no se guarda, y puedes retirar la autorización en Mis datos.
Cobranza de cuotas: los avisos de cuota atrasada, automáticos o con el botón manual, respetan el límite de la ley del consumidor (máximo 2 por semana, con 2 días entre uno y otro, de lunes a sábado no feriado entre 8:00 y 20:00). Tu negocio responde por la legitimidad de lo que cobra.
8. Duración, término y retracto
El precio, la duración y la salida anticipada están en tu contrato de membresía. La plataforma no hace cobros automáticos.
Para terminar, escribe a richarddavid5214@gmail.com. Al terminar, tu negocio pasa a la papelera: tienes 30 días para pedir una copia de tus datos y después se borran automáticamente. Los respaldos cifrados expiran en hasta 8 semanas (más 30 días en la papelera de Google Drive).
Retracto (Ley 19.496, art. 3 bis): si contrataste a distancia como consumidor, puedes retractarte dentro de 10 días desde la contratación, siempre que el servicio todavía no haya empezado a prestarse.
9. Eliminar tu cuenta personal
Puedes pedir la eliminación de tu cuenta desde Mis datos: confirmas por correo (tienes 7 días) y el borrado se ejecuta 30 días después de confirmar, salvo obligación legal de conservar algo. Mientras tanto puedes cancelar la solicitud. Desde Mis datos también puedes descargar tus datos en JSON. Quien administra un negocio lo pide por correo, porque antes hay que resolver qué pasa con ese negocio.
10. Cambios de estos términos
Si cambiamos algo importante, te avisamos por correo al publicarlo y te pedimos aceptarlo al volver a entrar. Si no lo aceptas, puedes terminar el servicio sin multa por ese motivo. Tus aceptaciones quedan registradas.
11. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, el Proveedor no responde por:
Lucro cesante o daño consecuencial derivado del uso del servicio.
Decisiones de negocio que tomes basadas en los datos o reportes generados.
Caídas de proveedores externos (Supabase, Vercel, Google, etc.) fuera de nuestro control.
La responsabilidad máxima por daños directos comprobados se limita a lo pagado por el servicio en los 12 meses previos al incidente. Nada de esto limita los derechos irrenunciables que te da la ley.
12. Propiedad intelectual
El Proveedor conserva los derechos sobre el software, el código, el diseño y la marca. Tú conservas la propiedad de tus datos y contenido, y nos das una licencia no exclusiva para procesarlos solo para prestarte el servicio.
13. Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de Chile. Cualquier controversia se resolverá ante los tribunales ordinarios de Santiago, sin perjuicio de los derechos del consumidor a reclamar ante el SERNAC o el juzgado de policía local que corresponda.
14. Historial de versiones
2.4.0 — 10 de octubre de 2026: se agrega la Agenda propia (plan Growth): quién responde por los datos de quienes agendan, cómo se conecta Google Calendar, el uso de fotos y logo en la página pública y qué pasa si el plan deja de incluirla. Se prohíbe usar la agenda para captar datos sin informar a las personas.
2.3.0 — 2 de octubre de 2026: se identifica a quien presta el servicio (persona natural, con RUT). La edad mínima sube a 18 años. Se explican la duración y el término del servicio, el derecho a retracto y el borrado automático de los datos 30 días después de terminar. Se describe qué hace la IA sola y cómo apagarlo, la obligación de pedir consentimiento para grabar llamadas, el aviso al equipo si se usa el puntaje del closer y el límite legal de los avisos de cobranza. Los cambios de estos términos se avisan por correo y se aceptan al volver a entrar.
2 de octubre de 2026 (aclaración de la versión 2.2.0): se describe lo que la IA hace sin intervención humana tras analizar una llamada (antes se decía, sin ser exacto, que todo pasaba por revisión humana).
2.2.0 — 17 de septiembre de 2026: el uso permitido incluye CRM y llamadas de venta. Nuevas reglas de uso responsable para las integraciones (grabación de llamadas con Fathom, calendario exclusivo para ventas) y el asistente de voz Mentor IA. Se describe el flujo real de eliminación de cuenta desde Mis datos (confirmación por email y 30 días para arrepentirse) y la descarga de datos. Se corrige la fecha de vigencia plena de la Ley 21.719 (1 de diciembre de 2026).
2.1.1 — 26 de agosto de 2026: se corrige la descripción del uso de Google Gemini API: mientras estas funciones corran en el nivel gratuito de Google, el proveedor puede usar el contenido para mejorar sus productos y puede haber revisión humana de su parte.
2.1.0 — 4 de agosto de 2026: nueva sección de módulo CRM y uso responsable, incluyendo el análisis opcional con IA. Ajuste de retención por doble destino de backups (Supabase Storage + Google Drive).